Zamówienia poniżej progu Pzp w oświacie – dlaczego „drobne zakupy” generują największe ryzyko?

Problem, który wraca przy każdej kontroli.

W praktyce jednostek oświatowych zamówienia poniżej progu Pzp są traktowane jako czynności techniczne: szybki zakup, jedna faktura, minimum formalności.

To właśnie tutaj pojawia się największe ryzyko.

Z doświadczeń kontroli wynika jasno – największe nieprawidłowości nie dotyczą przetargów, lecz zamówień regulaminowych. Najczęściej są to: brak szacowania, dzielenie zamówień i brak dokumentacji.

Problem nie polega na skomplikowanych przepisach, lecz na braku uporządkowanego podejścia.

Fundament procesu: szacowanie wartości zamówienia

Każde zamówienie zaczyna się od ustalenia jego wartości. To nie jest formalność – to decyzja, która determinuje cały tryb działania.

Zgodnie z zasadami Pzp wartość zamówienia należy ustalić:

• jako całkowite wynagrodzenie wykonawcy (bez VAT),
• z należytą starannością,
• z uwzględnieniem wszystkich podobnych dostaw.

W praktyce szkół najczęściej występują błędy:

• brak jakiejkolwiek notatki z szacowania,
• przyjmowanie wartości „na oko”,
• brak rozeznania rynku.

To właśnie na tym etapie powstaje najpoważniejsze ryzyko – nieświadome obejście procedur.

Dzielenie zamówień – najczęstszy zarzut w oświacie

Jednym z najczęściej identyfikowanych naruszeń jest dzielenie zamówienia.

Typowe sytuacje:

• zakupy żywności realizowane co miesiąc,
• materiały biurowe kupowane „w miarę potrzeb”,
• drobne remonty zlecane osobno.

Jeżeli zamawiający mógł przewidzieć te zakupy i dotyczą one podobnych dostaw, powinny zostać oszacowane łącznie.

Nie oznacza to jednak, że każdy podział jest niedozwolony.

Kiedy podział jest dopuszczalny?

Kluczowa jest analiza rynku.

Jeżeli:

• dostawy mają różne przeznaczenie,
• realizują je różni wykonawcy,
• funkcjonują w odrębnych segmentach rynku,

wówczas dopuszczalne jest odrębne szacowanie.

Przykład praktyczny:
dostawy mięsa i dostawy jaj mogą stanowić odrębne zamówienia, jeżeli na rynku funkcjonują wyspecjalizowani dostawcy i brak jest tożsamości podmiotowej.

Kluczowe: decyzja musi być uzasadniona i udokumentowana.

Brak dokumentacji – ryzyko, które „unieważnia” poprawne działania

W praktyce kontroli obowiązuje prosta zasada:
jeżeli nie ma dokumentu – czynność nie istnieje.

Najczęstsze braki to:

• brak notatki z szacowania,
• brak dowodu rozeznania rynku,
• brak uzasadnienia wyboru wykonawcy,
• brak protokołu lub notatki z postępowania.

Efekt jest prosty – nawet racjonalny zakup nie jest możliwy do obrony.

Pozorna konkurencyjność – ukryty problem wielu jednostek oświatowych

Kolejnym powtarzającym się błędem jest tworzenie pozorów procedury.

Przykłady:

• zapytanie ofertowe wysłane do jednego wykonawcy,
• jedna oferta bez realnego rozeznania rynku,
• wybór „stałego dostawcy” bez porównania ofert.

Tego typu działania są oceniane jako naruszenie zasad gospodarności i konkurencyjności.

Case study – zakupy żywności w szkole

Zakupy żywności najlepiej pokazują skalę problemu.

Typowa sytuacja:

• mięso kupowane co miesiąc,
• warzywa sezonowo,
• nabiał odrębnie.

Błędne podejście:
każdy zakup traktowany jako osobne zamówienie.

Prawidłowe podejście:

1. analiza rynku dostawców,
2. grupowanie produktów według branż,
3. oszacowanie wartości rocznej,
4. ewentualny podział na części (uzasadniony rynkowo).

Takie działanie pozwala uniknąć zarzutu sztucznego dzielenia zamówienia.

Organizacja zakupów – niedoceniany obszar ryzyka

W wielu szkołach zakupy realizowane są przez różne osoby:

• nauczycieli,
• intendenta,
• sekretariat.

Bez centralnej kontroli prowadzi to do:

• braku wiedzy o łącznej wartości zamówień,
• powielania zakupów,
• ryzyka przekroczenia progów.

To nie jest problem proceduralny – to problem organizacyjny.

Co zrobić w praktyce – 5 kroków, które zmieniają wszystko

1. Wprowadź roczne planowanie zakupów
Zbierz potrzeby całej jednostki i oszacuj je globalnie.

2. Stosuj zasadę agregacji
Łącz podobne dostawy, jeżeli spełniają kryteria wspólnego zamówienia.

3. Dokumentuj minimum
Każde zamówienie powinno mieć:

• notatkę z szacowania,
• dowód rozeznania rynku,
• uzasadnienie wyboru wykonawcy.

4. Uporządkuj odpowiedzialność
Wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za nadzór nad zamówieniami.

5. Zaktualizuj regulamin
Regulamin musi odpowiadać rzeczywistym procesom zakupowym w jednostce – nie może być dokumentem „martwym”.

Podsumowanie – gdzie naprawdę leży problem

amówienia poniżej progu Pzp nie są uproszczoną wersją systemu – są jego fundamentem.

To właśnie tutaj najłatwiej o:

• brak kontroli,
• brak dokumentacji,
• nieświadome naruszenia.

Jednostka, która wdroży trzy elementy:
planowanie, szacowanie i dokumentowanie,
jest w stanie obronić każdy wydatek.

Pozostałe – działają „na ryzyko”.

Link do prezentacji ze szkolenia