Przedmiotowe środki dowodowe pełnią w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego kluczową rolę. To właśnie one pozwalają zamawiającemu ocenić, czy oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania techniczne, jakościowe oraz funkcjonalne opisane w dokumentach zamówienia. Zgodnie z art. 7 pkt 20 PZP służą one potwierdzeniu zgodności oferty z opisem przedmiotu zamówienia, a niekiedy również z parametrami ocenianymi w kryteriach oceny ofert.
Istotny problem praktyczny pojawia się wtedy, gdy wykonawca nie dołącza wymaganego dokumentu, składa go w sposób niepełny lub – co zdarza się najczęściej – przedkłada dokument poprawny formalnie, ale niespełniający wymogów merytorycznych. W takich przypadkach konieczna jest analiza art. 107 PZP, który wprowadza drobiazgowe zasady dotyczące możliwości uzupełniania przedmiotowych środków dowodowych.
1. Uzupełnianie przedmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnienie wymagań minimalnych
Art. 107 ust. 2 PZP przewiduje możliwość wezwania wykonawcy do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, o ile zamawiający zastrzegł taką możliwość w dokumentach zamówienia. Wezwanie może dotyczyć wyłącznie dwóch sytuacji:
- gdy dokument w ogóle nie został złożony,
- gdy został złożony, ale jest niekompletny.
Jednocześnie wezwanie nie może dotyczyć dokumentów błędnych merytorycznie. Jeśli przedmiotowy środek dowodowy został złożony, lecz jego treść nie potwierdza zgodności z wymaganiami zamawiającego, oferta musi zostać odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 PZP.
Stanowisko to konsekwentnie podtrzymuje KIO m.in. w wyrokach:
– z 11 lipca 2023 r., KIO 1788/23,
– z 25 lutego 2022 r., KIO 338/22.
Uzupełnienie może dotyczyć więc wyłącznie braku formalnego, nie zaś usunięcia błędu merytorycznego.
2. Przedmiotowe środki dowodowe w kryteriach oceny ofert – zakaz uzupełniania
Kluczowe znaczenie ma treść art. 107 ust. 3 PZP, który brzmi:
„Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli przedmiotowy środek dowodowy służy potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert lub, pomimo złożenia przedmiotowego środka dowodowego, oferta podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.”
Przepis ten wprost zakazuje wzywania do uzupełniania dokumentów, jeżeli dokument ma służyć potwierdzeniu parametrów ocenianych w kryteriach ofertowych. Oznacza to:
- brak dokumentu nie może prowadzić do odrzucenia oferty,
- lecz powoduje utracenie punktów w danym kryterium,
- natomiast oferta musi spełniać wszystkie wymagania minimalne określone w opisie przedmiotu zamówienia.
Zakaz ten jest absolutny — nie zależy od treści SWZ ani od woli zamawiającego.
Problem podwójnej funkcji dokumentu szczegółowo zbadała KIO w wyroku z 28 czerwca 2024 r. (KIO 1932/24, KIO 1933/24).
Stan faktyczny
Zamawiający żądał dokumentu potwierdzającego minimalną głębokość brodzenia pojazdu (minimum 500 mm). Jednocześnie parametr ten stanowił element kryterium oceny ofert („Właściwości terenowe”).
Ustalenia Izby
KIO uznała, że:
- Zamawiający, przewidując możliwość wezwania z art. 107 ust. 2 PZP, powinien był wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentu w zakresie potwierdzenia parametru minimalnego, gdyż brakowało potwierdzenia w złożonej dokumentacji.
- Uzupełnienie to nie mogłoby jednak wpłynąć na ocenę punktową, ponieważ art. 107 ust. 3 PZP wyklucza uzupełnianie dokumentów służących kryteriom oceny ofert.
- Zamawiający błędnie dokonał oceny oferty, nie rozróżniając funkcji dokumentu.
To rozstrzygnięcie wzmacnia praktyczną zasadę:
uzupełnienie może służyć tylko ocenie zgodności oferty z warunkami zamówienia, a nie wpływać na ocenę punktową.
- Wnioski i rekomendacje praktyczne
Dla zamawiających
- Wyraźnie wskazuj, które dokumenty dotyczą parametrów minimalnych, a które kryteriów oceny.
- Przewiduj uzupełnienie dokumentów tylko wtedy, gdy jest to rzeczywiście potrzebne.
- Pamiętaj, że dokumentu błędnego merytorycznie nie wolno poprawić.
- Uzupełnienie nie może wpływać na kryteria oceny – art. 107 ust. 3 PZP wyłącza taką możliwość.
Dla wykonawców
- Weryfikuj dokumenty pod kątem spełnienia obligatoryjnych parametrów minimalnych.
- Oddzielnie analizuj dokumenty wpływające na punktację.
- Starannie oznaczaj wymagane parametry w katalogach lub kartach technicznych.
- Nie licz na to, że po terminie składania ofert będzie możliwe uzyskanie punktów poprzez dosłanie dokumentu.
- Art. 107 PZP wprowadza ścisły i logiczny model oceny przedmiotowych środków dowodowych. Dopuszcza uzupełnianie dokumentów jedynie w zakresie potwierdzenia parametrów minimalnych (i tylko gdy dokument jest brakujący lub niepełny), natomiast całkowicie wyłącza możliwość uzupełniania dokumentów związanych z kryteriami oceny ofert. Najnowsze orzecznictwo KIO, w tym wyrok z 28 czerwca 2024 r. (KIO 1932/24; KIO 1933/24), potwierdza, że prawidłowe rozróżnienie funkcji dokumentu ma fundamentalne znaczenie zarówno dla zamawiającego, jak i wykonawcy.
