W postępowaniu prowadzonym poniżej progów unijnych wykonawca przedłożył pełnomocnictwo do złożenia oferty. Dokument ma postać skanu pełnomocnictwa sporządzonego pierwotnie w formie pisemnej. Na tym skanie znajdują się dwa różne podpisy elektroniczne:
- podpis zaufany osoby udzielającej pełnomocnictwa, złożony kilka miesięcy po dacie sporządzenia dokumentu,
- kwalifikowany podpis elektroniczny osoby umocowanej, pochodzący z jeszcze późniejszej daty.
Powstaje pytanie, czy taki sposób złożenia pełnomocnictwa spełnia wymogi formalne obowiązujące w postępowaniu krajowym w świetle art. 63 ust. 2 PZP i przepisów o formie dokumentów elektronicznych.
Dodatkowo wymaga rozstrzygnięcia, czy dla ważności tak udzielonego pełnomocnictwa nie jest konieczne jego dodatkowe uwierzytelnienie — na przykład poprzez poświadczenie notarialne lub inną formę potwierdzenia zgodności z oryginałem.
W opisanym przypadku pełnomocnictwo zostało złożone w sposób zgodny z wymogami Prawa zamówień publicznych właściwymi dla procedury krajowej. Mamy bowiem do czynienia z dokumentem pierwotnie sporządzonym w formie pisemnej, który następnie został odwzorowany cyfrowo, a jego zgodność z oryginałem została potwierdzona podpisem zaufanym osoby udzielającej pełnomocnictwa. W postępowaniach poniżej progów unijnych taka forma poświadczenia jest dopuszczalna – co wprost wynika z obowiązujących przepisów.
Warto podkreślić, że wykonawcy biorący udział w postępowaniach krajowych mogą posługiwać się nie tylko kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lecz również podpisem zaufanym czy podpisem osobistym, jeśli dokument składany jest jako elektroniczne odwzorowanie dokumentu papierowego. Tym samym samo poświadczenie zgodności skanu pełnomocnictwa podpisem zaufanym spełnia wymagania formalne i nie wymaga żadnych dodatkowych form uwierzytelnienia.
Zasady dotyczące przekazywania dokumentów papierowych w postaci cyfrowej określa § 6 ust. 2–4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. dotyczącego sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych w postępowaniach o zamówienie publiczne.
