Obowiązkowa wizja lokalna a dodatkowe terminy – dopuszczalność, ryzyka i konsekwencje.

Czy zamawiający może wyznaczyć dodatkowy termin obowiązkowej wizji lokalnej? Analiza wyroku KIO 1067/25

Wizja lokalna jest jednym z najbardziej wymagających elementów procedur przetargowych, zwłaszcza gdy zamawiający nada jej charakter obligatoryjny pod rygorem odrzucenia oferty. W praktyce budzi to wiele pytań dotyczących sposobu jej organizacji, dopuszczalnej liczby terminów oraz konsekwencji zmian dokumentacji przetargowej dokonanych już po przeprowadzeniu wizji.

Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 8 kwietnia 2025 r. (KIO 1067/25) stanowi jedno z najważniejszych i najbardziej czytelnych rozstrzygnięć dotyczących tego zagadnienia. Izba oceniła sytuację, w której zamawiający zmodyfikował warunek udziału w postępowaniu już po tym, jak odbyły się terminy wizji lokalnej, a jednocześnie odmówił wyznaczenia dodatkowego terminu, mimo że termin składania ofert został przedłużony.

Konsekwencją takiego działania — jak uznała KIO — było naruszenie zasady uczciwej konkurencji, przejrzystości i proporcjonalności.

1. Zmiana warunku udziału a wizja lokalna – problem, który sam się nie rozwiąże

Izba jednoznacznie wskazała, że zmiana warunku udziału w postępowaniu, dokonana po przeprowadzeniu obowiązkowej wizji lokalnej, nie może pozostawać bez wpływu na konieczność udostępnienia wykonawcom możliwości odbycia wizji w dodatkowym terminie.

Jeżeli zmiana warunku powoduje, że do udziału w postępowaniu dopuszczeni zostają nowi wykonawcy — wcześniej wykluczeni przez restrykcyjny warunek — to odmowa umożliwienia im odbycia wizji lokalnej pozbawia ich realnej szansy na złożenie oferty.

KIO słusznie zauważyła, że dochodzi wówczas do sytuacji nielogicznej: zamawiający formalnie „otwiera” postępowanie dla nowych podmiotów poprzez złagodzenie warunku, ale jednocześnie zamyka im drogę do złożenia oferty, uniemożliwiając odbycie wizji lokalnej.

Takie działanie Izba określiła jako iluzoryczne rozszerzenie konkurencji.

2. Zasady uczciwej konkurencji i przejrzystości jako fundament oceny

W ocenie KIO brak dodatkowego terminu wizji narusza trzy kluczowe zasady PZP:

a) zasadę uczciwej konkurencji

Zamawiający, poprzez zmianę warunku, stworzył możliwość startu w postępowaniu kolejnym wykonawcom. Odmowa umożliwienia odbycia wizji uniemożliwiła im skorzystanie z tej szansy.

b) zasadę przejrzystości

W praktyce wykonawca nie mógł ocenić realnych szans złożenia oferty — postępowanie zmieniło się w sposób nieprzewidywalny i niespójny.

c) zasadę proporcjonalności

Ograniczenie udziału do podmiotów, które zdążyły odbyć wizję w pierwotnych terminach, było nieuzasadnione — tym bardziej, że sama wizja miała charakter obligatoryjny.

3. Wizja lokalna – czy przepisy pozwalają na więcej niż jeden termin?

Zamawiający twierdził, że ustawa PZP — w szczególności art. 131 ust. 2 pkt 1 — posługuje się pojęciem wizji lokalnej w liczbie pojedynczej i dlatego nie przewiduje jej wielokrotności.

KIO całkowicie odrzuciła tę argumentację.

Najważniejsze wnioski Izby:

1. Nic w przepisach nie zabrania organizowania kilku wizji lokalnych.
   Sformułowanie „wizja lokalna” w liczbie pojedynczej nie oznacza, że zamawiający może przewidzieć wyłącznie jeden termin.
2. Możliwość organizacji dodatkowych wizji wynika z natury obowiązku zapewnienia konkurencyjnego i przejrzystego postępowania.
3. Praktyka rynkowa potwierdza, że zamawiający wielokrotnie organizują dodatkowe terminy — i nie budzi to wątpliwości natury prawnej.

Co szczególnie istotne — zamawiający w omawianej sprawie sam przewidział dwa terminy wizji lokalnej (12 i 13 lutego 2025 r.), co dodatkowo podważało jego argumentację.

4. Dlaczego dodatkowy termin powinien zostać wyznaczony?

Izba podkreśliła kilka kluczowych okoliczności:

• Obowiązek odbycia wizji lokalnej był połączony z sankcją odrzucenia oferty.
• Zmieniony warunek udziału otworzył drogę do przetargu nowym wykonawcom.
• Termin składania ofert został przedłużony — co oznacza, że czas na przygotowanie oferty był dostępny.
• Wykonawca zainteresowany udziałem zgłosił zamawiającemu chęć odbycia wizji.

W takiej sytuacji wyznaczenie dodatkowego terminu wizji lokalnej było konieczne nie tylko z uwagi na zasady PZP, lecz także z punktu widzenia interesu zamawiającego i interesu publicznego. Zamawiający powinien dążyć do maksymalnego poszerzenia konkurencji, o ile nie godzi to w prawidłowe przygotowanie i realizację zamówienia.

Wnioski praktyczne

1. Dla zamawiających

• Jeśli wizja lokalna jest obowiązkowa, należy szczególnie starannie planować jej terminy i reagować na zmiany w dokumentacji postępowania.
• Zmiana warunku udziału po przeprowadzeniu wizji wymaga — co do zasady — udostępnienia nowego terminu, jeśli rozszerza to krąg potencjalnych wykonawców.
• Uzasadnienie decyzji o odmowie dodatkowej wizji powinno być oparte na obiektywnych powodach, nie zaś na literalnej interpretacji liczby pojedynczej w przepisach.
• Organizacja kilku wizji lokalnych nie narusza PZP — przeciwnie, może być działaniem koniecznym dla zapewnienia konkurencyjności.
• Należy unikać sytuacji, w której modyfikacja warunku udziału staje się „pusta” — tzn. formalnie dopuszcza nowych wykonawców, ale faktycznie uniemożliwia im udział.

2. Dla wykonawców

• Po każdej modyfikacji SWZ warto zweryfikować, czy zmiana nie otwiera realnych możliwości udziału w postępowaniu — nawet jeśli pierwotnie warunek był zbyt restrykcyjny.
• Jeżeli wizja lokalna była obowiązkowa, a zmieniony warunek dopiero teraz daje wykonawcy zdolność do udziału, należy niezwłocznie wnioskować o dodatkowy termin wizji.
• W przypadku odmowy organizacji wizji wykonawca ma silną podstawę do wniesienia odwołania, zwłaszcza gdy odmowa ogranicza konkurencję.
• Praktyka rynkowa i orzecznictwo (w tym KIO 1067/25) pokazują, że zamawiający mogą i powinni organizować dodatkowe wizje, jeżeli wymaga tego sytuacja.
• Podsumowanie
• Wyrok KIO 1067/25 stanowi ważny drogowskaz dla zamawiających, przypominając, że obowiązek organizacji wizji lokalnej musi być realizowany w sposób zapewniający rzeczywisty, a nie jedynie formalny, dostęp do postępowania. Jeśli zmiana SWZ otwiera drogę nowym wykonawcom, to uniemożliwienie im odbycia wizji lokalnej narusza fundamentalne zasady PZP.
• Organizacja dodatkowego terminu wizji lokalnej nie tylko jest dopuszczalna, ale często staje się obowiązkiem zamawiającego — w imię uczciwej konkurencji, przejrzystości i proporcjonalności.