Zagadnienie prawidłowego uzasadniania czynności odtajnienia informacji zastrzeżonych jako tajemnica przedsiębiorstwa niezmiennie budzi emocje zarówno wśród wykonawców, jak i zamawiających. Wykonawcy oczekują możliwie precyzyjnego wskazania przyczyn, dla których zastrzeżenie uznane zostało za nieskuteczne, podczas gdy zamawiający obawiają się zarzutów braku transparentności lub niewystarczającego uzasadnienia decyzji. Najnowszy wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 2 kwietnia 2025 r. (sygn. KIO 922/25) rzuca nowe światło na zakres obowiązku informacyjnego zamawiającego, jednocześnie porządkując kwestie związane z dopuszczalnością utajniania kalkulacji cenowej.
1. Czy zamawiający musi szeroko uzasadniać odtajnienie informacji?
Izba w wyroku KIO 922/25 wskazała jednoznacznie, że zamawiający nie jest zobowiązany do sporządzania szczegółowego, rozbudowanego i wielopunktowego uzasadnienia czynności odtajnienia. W jej ocenie wystarczające jest przekazanie wykonawcy jasnego komunikatu, że jego zastrzeżenie nie zostało uznane za skuteczne, wraz ze wskazaniem, iż określone informacje zostaną ujawnione.
Tym samym obowiązek zamawiającego sprowadza się do:
- wskazania, które informacje nie podlegają ochronie,
- przekazania wykonawcy stanowiska, że zastrzeżenie nie spełnia przesłanek tajemnicy przedsiębiorstwa,
- umożliwienia wykonawcy skorzystania ze środków ochrony prawnej.
KIO podkreśliła, że istotą sporu nie jest rozbudowana argumentacja zamawiającego, lecz merytoryczna ocena, czy wykonawca wykazał przesłanki określone w art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
Z perspektywy wykonawcy wystarczające są więc informacje pozwalające na złożenie odwołania — a więc wskazanie dokumentów objętych sporem i komunikat o braku skuteczności zastrzeżenia.
2. Co powinien wykazać wykonawca, aby skutecznie utajnić informacje?
Izba przypomniała, że to wykonawca musi wykazać spełnienie przesłanek z art. 11 ust. 2 u.z.n.k., a w szczególności:
- poufność – informacje muszą być nieujawnione publicznie,
- wartość gospodarcza tych informacji,
- podjęcie przez przedsiębiorcę niezbędnych działań w celu zachowania ich poufności.
W ocenie składu orzekającego jednym z najczęstszych problemów jest brak jakiegokolwiek wykazania wartości gospodarczej zastrzeganych danych. W sprawie KIO 922/25 również ten element bywał pomijany lub przedstawiany lakonicznie, co stało się jedną z podstaw do uznania zastrzeżenia za nieskuteczne.
Warto zaznaczyć, że KIO oceniła wyłącznie kierunek rozstrzygnięcia zamawiającego, nie zaś jakość jego własnej argumentacji. Nawet jeżeli uzasadnienie zamawiającego było lakoniczne lub posługiwało się ogólnikami, nie miało to znaczenia dla wyniku sprawy, ponieważ sednem oceny była treść zastrzeżenia i jego zgodność z art. 11 u.z.n.k.
3. Kalkulacja ceny nie stanowi tajemnicy przedsiębiorstwa
Wyrok KIO 922/25 potwierdził istotną i ugruntowaną już linię orzeczniczą dotyczącą kalkulacji cenowej. Izba kolejny raz podkreśliła, że kalkulacja ceny — podobnie jak sama cena — nie może być objęta tajemnicą przedsiębiorstwa.
Dlaczego?
- Art. 18 ust. 3 PZP wskazuje, że wykonawca nie może utajnić informacji, które zgodnie z art. 222 ust. 5 PZP zamawiający musi ujawnić po otwarciu ofert, w tym cen lub kosztów.
- Skoro cena jest jawna, to również jej kalkulacja, która stanowi szczegółowe rozpisanie elementów tej ceny, nie może być uznana za posiadającą charakter tajemnicy przedsiębiorstwa.
- Z punktu widzenia konkurencyjności rynku wykonawcy i tak analizują ceny konkurentów — sama struktura ceny nie zapewnia przewagi gospodarczej, gdyż jest opracowywana na potrzeby konkretnego postępowania.
KIO powołała się przy tym na wyrok z 7 października 2020 r., KIO 1975/20, akcentując, że strategia cenowa opracowana dla jednego przetargu jest z natury ograniczona do tego konkretnego postępowania, nie zaś uniwersalna i wykorzystywana długoterminowo w działalności wykonawcy.
Do podobnych wniosków Izba doszła w wyroku z 5 października 2023 r., KIO 2774/23.
4. Jakie znaczenie ma wyrok KIO 922/25 dla praktyki zamówień publicznych?
Dla zamawiających:
- nie mają obowiązku szczegółowego uzasadniania odtajnienia,
- powinni jednak wskazać jednoznacznie, że zastrzeżenie jest nieskuteczne,
- ich argumentacja nie musi być obszerna, ale powinna umożliwiać wykonawcy skorzystanie z odwołania,
- nie mogą akceptować utajniania kalkulacji ceny.
Dla wykonawców:
- samo oświadczenie o poufności nie wystarczy — konieczne jest rzetelne wykazanie przesłanek z art. 11 ust. 2 u.z.n.k.,
- szczególnego wykazania wymaga wartość gospodarcza informacji,
- nie można skutecznie utajnić elementów ceny ani sposobu jej kalkulacji,
- w przypadku odtajnienia należy niezwłocznie ocenić, czy istnieją podstawy do wniesienia odwołania.
Podsumowanie
Wyrok KIO 922/25 wpisuje się w konsekwentną linię orzeczniczą, zgodnie z którą obowiązek zamawiającego w zakresie odtajnienia informacji jest ograniczony — nie musi on tworzyć rozbudowanych uzasadnień, a jedynie jasno zakomunikować wykonawcy, że jego zastrzeżenie nie jest skuteczne. Jednocześnie Izba wyraźnie podkreśliła, że kalkulacja ceny, podobnie jak sama cena oferty, nie stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa, co wynika zarówno z przepisów PZP, jak i ze stałej praktyki orzeczniczej.
Dla wykonawców oznacza to konieczność starannego i konkretnego uzasadniania zastrzeżeń, zaś dla zamawiających — spokojniejsze podejście do obowiązku uzasadniania odtajnienia.
W centrum uwagi pozostaje nie forma uzasadnienia zamawiającego, lecz rzeczywista treść zastrzeżonych informacji i to, czy wykonawca wykazał ich poufność i wartość gospodarczą.
