Jeden certyfikat zamiast wielokrotnego składania tych samych dokumentów w kolejnych przetargach. Mniej formalności dla wykonawców. Szybsza weryfikacja dla zamawiających. Brzmi jak długo oczekiwana zmiana w zamówieniach publicznych?

Tak właśnie ma działać certyfikacja wykonawców zamówień publicznych, ale w praktyce pojawia się zasadnicze pytanie: czy nowe przepisy rzeczywiście uproszczą udział w postępowaniach, czy staną się kolejnym formalnym mechanizmem, który trzeba będzie obsłużyć, zweryfikować i prawidłowo opisać w dokumentach zamówienia?

To pytanie jest szczególnie ważne, ponieważ certyfikacja nie dotyczy spraw pobocznych. Dotyka samego centrum postępowania o udzielenie zamówienia publicznego — czyli weryfikacji wykonawcy.

Czym jest certyfikacja wykonawców?

Certyfikacja wykonawców zamówień publicznych to nowy mechanizm, który ma potwierdzać sytuację podmiotową wykonawcy jeszcze przed udziałem w konkretnym postępowaniu.

W największym uproszczeniu: wykonawca będzie mógł uzyskać certyfikat potwierdzający, że nie podlega wykluczeniu albo że posiada określoną zdolność do należytego wykonania zamówienia. Następnie takim certyfikatem będzie mógł posługiwać się w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego.

Celem jest ograniczenie sytuacji, w której ten sam wykonawca w każdym kolejnym przetargu musi od nowa kompletować podobny zestaw dokumentów, zaświadczeń, wykazów i oświadczeń.

Z punktu widzenia rynku jest to zmiana istotna, bo dotyczy problemu, który od lat powraca w praktyce: nadmiernego formalizmu i powtarzalności dokumentów składanych przez wykonawców.

Certyfikacja będzie dobrowolna

Jedna z najważniejszych informacji brzmi: certyfikacja nie będzie obowiązkowa.

Wykonawca nadal będzie mógł ubiegać się o zamówienie publiczne bez certyfikatu. Nie będzie to więc nowy warunek wejścia na rynek zamówień publicznych. To bardzo ważne, zwłaszcza z perspektywy mniejszych przedsiębiorców. Gdyby certyfikacja stała się w praktyce wymogiem koniecznym, mogłaby prowadzić do ograniczenia konkurencji. Tymczasem jej założeniem ma być ułatwienie, a nie stworzenie kolejnej bariery. Wykonawca sam zdecyduje, czy chce przejść procedurę certyfikacji i czy w konkretnym postępowaniu będzie się certyfikatem posługiwał.

Co będzie potwierdzał certyfikat?

Certyfikacja ma obejmować dwa podstawowe obszary.

Pierwszy to brak podstaw wykluczenia. Certyfikat będzie mógł potwierdzać, że wobec wykonawcy nie zachodzą określone przesłanki wykluczenia przewidziane w Prawie zamówień publicznych.

Drugi to zdolność wykonawcy do należytego wykonania zamówienia. W tym zakresie certyfikat może dotyczyć m.in. zdolności technicznej lub zawodowej, sytuacji ekonomicznej lub finansowej, uprawnień do prowadzenia określonej działalności albo doświadczenia niezbędnego do realizacji danego rodzaju zamówień.

To rozróżnienie będzie miało duże znaczenie praktyczne. Nie każdy certyfikat będzie potwierdzał wszystko. Zamawiający będzie musiał badać, czy zakres certyfikatu odpowiada wymaganiom konkretnego postępowania.

Jak certyfikacja ma działać w praktyce?

Mechanizm można opisać w kilku krokach.

Najpierw wykonawca składa wniosek o wydanie certyfikatu do właściwego podmiotu certyfikującego. Następnie podmiot ten bada dokumenty, dane i informacje dotyczące wykonawcy. Jeżeli wynik weryfikacji jest pozytywny, wydawany jest certyfikat.

Dopiero później wykonawca może wykorzystać ten certyfikat w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

W praktyce oznacza to przeniesienie części weryfikacji z etapu konkretnego postępowania na etap wcześniejszy. Zamiast za każdym razem przedstawiać te same dokumenty zamawiającemu, wykonawca będzie mógł posłużyć się certyfikatem potwierdzającym określony zakres informacji.

Co zyskają wykonawcy?

Dla wykonawców największą korzyścią powinna być oszczędność czasu.

Firmy regularnie startujące w przetargach bardzo dobrze znają problem powtarzalnego kompletowania dokumentów. Certyfikacja może ograniczyć ten obowiązek, a tym samym zmniejszyć ryzyko błędów formalnych.

Certyfikat może też zwiększyć wiarygodność wykonawcy. Będzie bowiem potwierdzeniem, że określone informacje zostały zweryfikowane przez zewnętrzny podmiot.

Nie oznacza to jednak, że wykonawca z certyfikatem może przestać analizować dokumentację zamówienia. Nadal konieczne będzie sprawdzenie, czy certyfikat obejmuje dokładnie ten zakres, którego wymaga zamawiający.

Innymi słowy: certyfikat może pomóc, ale nie zastąpi starannego przygotowania oferty.

Co zyskają zamawiający?

Z perspektywy zamawiających certyfikacja może przyspieszyć badanie i ocenę ofert.

Jeżeli wykonawca złoży certyfikat odpowiadający wymaganiom danego postępowania, zamawiający nie powinien żądać dokumentów, które zostały już wcześniej zweryfikowane w ramach certyfikacji.

To może oznaczać mniej wezwań, mniej uzupełnień i sprawniejszą ocenę podmiotową wykonawców.

Ale uwaga: zamawiający nie będzie zwolniony z odpowiedzialności.

Certyfikat trzeba będzie zweryfikować. Należy sprawdzić jego ważność, zakres oraz to, czy rzeczywiście potwierdza spełnienie warunków udziału w konkretnym postępowaniu. Jeżeli pojawią się uzasadnione wątpliwości, zamawiający powinien na nie zareagować. Certyfikacja nie znosi więc obowiązku należytego prowadzenia postępowania. Ona ma ten proces usprawnić, ale nie zastąpi oceny po stronie zamawiającego.

Certyfikat nie rozwiąże każdego problemu

Warto jasno powiedzieć: certyfikat nie będzie dokumentem „na wszystko”.

Nie każdy certyfikat potwierdzi każdy warunek udziału w postępowaniu. Nie każdy certyfikat będzie wystarczający w każdym rodzaju zamówienia. Nie każda zmiana sytuacji wykonawcy pozostanie bez wpływu na możliwość posługiwania się certyfikatem. Dlatego zarówno wykonawcy, jak i zamawiający będą musieli nauczyć się prawidłowego korzystania z tego instrumentu. Wykonawcy powinni pilnować aktualności informacji i zakresu posiadanego certyfikatu. Zamawiający powinni natomiast precyzyjnie opisywać warunki udziału w postępowaniu oraz umiejętnie oceniać, czy przedstawiony certyfikat rzeczywiście te warunki potwierdza.

Gdzie mogą pojawić się spory?

Najwięcej problemów może powstać na styku certyfikatu i konkretnych wymagań zamawiającego. Przykładowo: wykonawca przedstawi certyfikat zdolności, ale zamawiający uzna, że nie obejmuje on wymaganego doświadczenia. Albo wykonawca będzie twierdził, że certyfikat zastępuje określony dokument, a zamawiający będzie miał uzasadnione wątpliwości co do jego aktualności.

Możliwe są też spory dotyczące tego, czy zamawiający miał prawo żądać dodatkowych dokumentów mimo złożenia certyfikatu. To pokazuje, że certyfikacja może uprościć system, ale jednocześnie stworzy nowy obszar interpretacyjny. Praktyka zamawiających, stanowiska UZP i przyszłe orzecznictwo KIO będą miały tutaj bardzo duże znaczenie.

Co warto zrobić już teraz?

Wykonawcy powinni zacząć od uporządkowania własnej dokumentacji. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów potwierdzających doświadczenie, sytuację finansową, uprawnienia, referencje oraz brak podstaw wykluczenia.

Zamawiający powinni natomiast przygotować się do aktualizacji dokumentów zamówienia i procedur wewnętrznych. W szczególności warto będzie opracować sposób weryfikacji certyfikatów oraz zasady reagowania na wątpliwości dotyczące ich zakresu lub aktualności.

To nie jest zmiana, którą warto zostawić na ostatni moment.

Certyfikacja wykonawców zamówień publicznych ma potencjał, aby realnie uprościć udział w przetargach i usprawnić pracę zamawiających.

Dla wykonawców może oznaczać mniej powtarzalnych formalności, szybsze przygotowanie ofert i większą wiarygodność. Dla zamawiających — sprawniejszą weryfikację podmiotową i większą standaryzację procesu.

Jednocześnie nie jest to rozwiązanie automatyczne. Certyfikat nie zwolni wykonawcy z dbałości o aktualność informacji, a zamawiającego z obowiązku prawidłowego badania ofert.

Największym wyzwaniem nie będzie więc samo wejście w życie nowych przepisów. Prawdziwym testem będzie praktyka: czy certyfikacja stanie się realnym ułatwieniem, czy tylko kolejną procedurą w systemie zamówień publicznych.

Chcesz zobaczyć omówienie tego tematu w formie odcinka?

Jeżeli chcesz lepiej zrozumieć, jak certyfikacja wykonawców może wpłynąć na praktykę zamówień publicznych, zapraszam Cię do obejrzenia odcinka na moim kanale „Przetargowy Punkt Widzenia” na YouTube.

W odcinku omawiam najważniejsze założenia nowych przepisów, praktyczne skutki dla wykonawców i zamawiających oraz ryzyka, na które warto zwrócić uwagę przed wejściem certyfikacji w życie.